Her mit den Extras - Aber bitte effektiv und rechtssicher!

Viele Unternehmen beschäftigt deshalb die Frage, wie man den höchsten Mehrwert im Geldbeutel des Mitarbeiters steueroptimiert
und rechtssicher erzeugen kann. So auch im Falle eines Malereibetriebs, der mit 15 Mitarbeitern in Berlin ansässig ist. Wie in vielen Handwerksunternehmen ist die Sorge, ausreichend Personal zu finden und bestehende Mitarbeiter zu halten, groß. Die Arbeitswelt hat sich schließlich gewandelt: Heute sucht sich eher der Bewerber den passenden Arbeitgeber aus statt umgekehrt.

Was also tun, wenn die Gehaltsspielräume begrenzt sind und man sich vom Wettbewerb abheben muss? Die Lösung ist im Grunde einfach: Unter fachlicher Hilfe das Optimum im Vergütungsmanagement herausholen, um das freigewordene Potenzial gezielt für steuerbegünstigte Zuwendungen einzusetzen.

Doch Vorsicht beim Einsatz von Mitarbeiterextras ohne sich vorher durch einen Steuerberater oder Vergütungsexperten beraten zu lassen. Schließlich ist das Lohnsteuerrecht komplex und eine Fehleinschätzung der Lohnsteuerpflicht beziehungsweise einer steuerlichen Begünstigung führt zu beträchtlichen Risiken und unter Umständen zu hohen Nachzahlungen.

Wir stellen einige Benefits vor, die sich besonders gut in der Praxis bewähren und äußerst beliebt bei Mitarbeitern sind.

Autor:
Maximilian Vierhaus,
Vierhaus Unternehmensberatungs AG

Der Sachbezug – der Klassiker unter den Benefits

Bei der sogenannten Sachbezugsregelung können Sachwerte oder Warengutscheine zur Einlösung bei Dritten an Mitarbeiter ausgegeben werden. Diese steuer- und beitragsfreie Variante mit einer Freigrenze von 50 Euro pro Kalendermonat darf allerdings nicht Bestandteil des Gehaltes sein, sondern muss on top gezahlt werden. Beliebte Beispiele sind Tankgutscheine
oder aufladbare BenefitCards.

Tückisch wird es für Unternehmen, wenn arglos die Freigrenze überschritten wird oder aktuelle Gesetzesentwicklungen nicht berücksichtigt werden. Schon alleine deswegen ist es wichtig, einen Steuerberater oder Vergütungsexperten hinzuzuziehen.

Gesundheit! Gern geschehen

Es gibt wohl kaum ein emotionaleres Benefit als den Baustein Gesundheit. Denn diese Zuwendung signalisiert: „Wir kümmern uns um die Mitarbeiter!“. Obwohl Gesundheits-Benefits laut Umfragen hoch im Kurs stehen, denken die meisten dabei zuerst an den Obstkorb oder den Zuschuss für das Fitnessstudio. Doch wirklich interessant wird es erst, wenn „wahre Gesundheitsleistungen“ in Anspruch genommen und damit Lücken in der gesetzlichen Krankenversicherung geschlossen werden.

Innerhalb eines festgelegten Budgets und Leistungspaketes des Arbeitgebers kann der Mitarbeiter bei dieser Zuwendung ohne Gesundheitsprüfung oder Sperrfrist frei wählen: egal ob für Brillen, Kontaktlinsen, Arzneimittel (Privat-/ Kassenrezept), Zahn- oder Alternativbehandlungen für Heilpraktiker oder Akupunktur. Ein Facharztservice sorgt für schnellere Arzttermine und kann auch von Familienmitgliedern genutzt werden.

Da die Gesundheitsleistungen im Gruppenvertrag ausgehandelt werden, sind die Konditionen deutlich günstiger. Bereits ab 10 Euro im Monat kann über ein Jahresbudget von 300 Euro verfügt werden. Die Höhe des Budgets lässt sich beispielsweise an die Beschäftigungsjahre im Unternehmen koppeln und kann somit für langjährige Mitarbeiter darüber hinaus gesteigert werden.

Der Aufwand ist als Betriebsausgabe absetzbar und im Rahmen des Sachbezugs von monatlich 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei.

Altersvorsorge in der sicheren Fahrspur Neben der ausreichenden Gesundheitsvorsorge hat die Absicherung im Alter einen sehr hohen Stellenwert beim Mitarbeiter.

Dies spiegeln auch die jährlichen Umfragen zum Thema Mitarbeiterbenefits wider, bei denen die Altersvorsorge meist unter den TOP 3 landet.

Bei der betrieblichen Altersversorgung einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf, künftige Entgeltansprüche nicht sofort in Gehalt zu vergüten, sondern in einen wertgleichen Versorgungsanspruch (z. B. Kapital- oder Rentenzahlung) umzuwandeln.

Die Durchführung der betrieblichen Altersversorgung kann unmittelbar über den Arbeitgeber oder über einen Versorgungsträger (Direktversicherung, Pensionsfonds/-kasse, Unterstützungskasse) erfolgen. Das Unternehmen steht immer für die zugesagte Leistung ein, unabhängig ob die Durchführung mit oder ohne Versicherung geschieht.

Der Arbeitgeber entscheidet über das passende Vorsorgemodell. Eine Variante, bei der sich beide Parteien, also Arbeitnehmer und Arbeitgeber, innerhalb des steuer- und sozialversicherungsfreien Rahmen (derzeit 292 Euro pro Monat) finanziell beteiligen, erzeugt den größten Effekt. Hier verdoppelt das Unternehmen den Eigenanteil des Mitarbeiters, um insgesamt einen signifikanten Beitrag anzusparen. Dieser Benefit zeigt wirklich eine große Wertschätzung für den Mitarbeiter.

Mahlzeit! Benefit zum Anbeißen

Mit der hohen Inflationsrate gehen steigende Lebensmittelpreise einher,die durchaus den Appetit verderben können. Der Gesetzgeber fördert Essenszuschüsse für den Mitarbeiter,indem er die Ausgaben steuerrechtlich bevorzugt behandelt. Liegt der Zuschuss innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Beträge, genießen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Steuer- und ggf. Beitragsfreiheit.

So können derzeit einem Mitarbeiter bis zu 6,90 Euro pro Arbeitstag steuerfrei erstattet wer-den. Bei 15 Tagen im Monat sind das über 100 Euro netto, die dem Mitarbeiter für den Lebensmitteleinkauf und das Essengehen zusätzlich zur Verfügung stehen,also ein ordentlicher Betrag.

Während früher meist papierbasierte Gutscheinsysteme eingesetzt wurden, kommen heute glücklicherweise fast nur noch digitale Varianten zum Einsatz. App-Lösungen für das Smartphone bieten hier besondere Vorteile, da sie nur noch minimalen Aufwand verursachen, automatische Kontrollfunktionen beinhalten und absolute Transparenz bieten.

Alles unter Kontrolle 

Die Benefitwelt hat noch einiges mehr zu bieten: So können beispielsweise auch BVG-Tickets, die privaten Internetkosten zuhause oder Kindergartenbeiträge steuerbegünstigt bezuschusst werden. Bei der richtigen Auswahl kann ein Berater hilfreich sein. Schließlich geht es auch darum, ein System zur Kontrolle der Benefits auf die Beine zu stellen. Denn die Berührung mit dem Lohnsteuerrecht in diesem komplexen Fachgebiet birgt viele Risiken. Fehler in der Abrechnung von Löhnen und Gehältern können sonst zu hohen Nachzahlungen oder in Ausnahmefällen auch zu strafrechtlichen Verfolgungen führen. 

Nicht zu unterschätzen ist die Pflege des Benefit-Systems. Der Personalbereich ist sehr agil. Womöglich ist das Kind eines Mitarbeiters inzwischen in die Schule gekommen und der Zuschuss für den Kindergarten läuft aus, um nur ein Beispiel zu nennen. Gleichzeitig ändern sich die Vorgaben durch den Gesetzgeber oder Verwaltungsanweisungen von Finanzämtern bzw. der Deutschen Rentenversicherung werden angepasst. Um dies alles im Blick zu behalten, kann ein externer Dienstleister von großer Hilfe sein. 

Große Reichweite. Auffallen erwünscht 

Mitarbeiterextras gehören inzwischen fast zum Standardrepertoire eines jeden Unternehmens. Da hilft es, eine Benefitidee zu haben, die bleibenden Eindruck hinterlässt. Ein Beispiel: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern an das Hochzeitskleid/-anzug mit einem gewissen Betrag zu sponsern. Die Idee lässt sich einfach und witzig in einem Post der Sozialen Medien verbreiten. Überhaupt führt kaum mehr ein Weg an diesem Medium vorbei. 

Übrigens braucht es für die Umsetzung solcher Ideen kaum Budget und auch nicht unbedingt die Unterstützung einer Agentur. Gerade jüngere Mitarbeiter wirken bei solchen Projekten gerne mit. Ist erst einmal ein Firmenprofil ein- gerichtet, ist die weitere Handhabung sehr ein- fach. Probieren Sie es einfach aus!