Smartphones, soziale Medien oder Messenger-Dienste wie WhatsApp gehören für die meisten Menschen zum alltäglichen Leben. Die Nutzung während der Arbeitszeit sollten Arbeitgeber aber regeln. Zeitgemäße Lösungen sind dabei meist wirkungsvoller als ein generelles Verbot.
Viele werden das kennen: Die Mitarbeiter oder Kollegen schauen regelmäßig auf ihr Smartphone, um keine Nachricht zu verpassen. Schnell wird gechattet oder etwas gegoogelt. Für den Arbeitgeber kann sich das auf vielerlei Weise negativ auswirken: Die Konzentration auf die eigentliche Arbeit leidet, wodurch die Produktivität abnimmt. Oder dem Kunden fällt das Verhalten negativ auf und er beschwert sich. Auch kann bei einer starken Nutzung des Smartphones das Betriebsklima leiden, weil es Kollegen beim Arbeitsablauf aufhält. Mitunter kann die Nutzung des Smartphones sogar gefährlich werden, weil sich durch die Ablenkung das Unfallrisiko erhöht. Dies führt zu Problemen, die geregelt werden müssen.
1. Private Handynutzung während der Arbeitszeit?
Arbeitszeit ist zum Arbeiten da. Das sollte selbstverständlich sein, scheint aber oft von Mitarbeitern nicht so wahrgenommen zu werden. Da Mitarbeiter ihre Handys auch dienstlich nutzen, ist oft gar nicht so einfach nachweisbar, ob die Nutzung während der Arbeitszeit dienstlich (= erlaubt) oder privat (=nicht erlaubt) war. Den Beweis muss jedoch der Arbeitgeber führen können, sonst bringt eine Abmahnung nichts bzw. wäre eine Kündigung basierend auf einer vorherigen Abmahnung rechtsunwirksam.
2. Unterscheidung privates Handy oder Firmenhandy?
Wichtig ist dabei, ob es sich um ein privates Handy im Eigentum des Mitarbeiters handelt oder um ein Firmenhandy, das dem Betrieb gehört und dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird.
a.) Privathandy: Natürlich darf ein Mitarbeiter sein privates Handy während der Pausenzeiten benutzen, das kann man ihm nicht verbieten. Während der Arbeitszeit darf eine Privatnutzung jedoch verboten werden. Das sollte man ausdrücklich und nachweisbar tun, also mit schriftlichem Hinweis an die Mitarbeiter. Problematisch kann es werden, wenn eine solche Handynutzung dauerhaft geduldet wird und man dann aufeinmal abmahnen will. Dann sollte ein Verbot auf jeden Fall vorher noch einmal klargestellt werden, bevor man abmahnt.
b.) Firmenhandy: Ein Firmenhandy wird für dienstliche Zwecke verwendet, also auch während der Arbeitszeit. Das ist ja Sinn der Sache. Hier muss also der Nachweis erbracht werden, dass das Handy gerade privat genutzt wurde und nicht für dienstliche Aufgaben, wie Kundenkontakt, Cgefkontakt etc..Da der Arbeitgeber Eigentümer des Firmenhandys ist und die Kosten trägt, kann dieser anhand der Verbindungsübersicht evtl. kontrollieren, ob gewählte Nummern eventuell privat angerufen wurden. Nachdem Smartphones mehr können als telefonieren, sollte auch klargestellt werden, was der Mitarbeiter mit dem Handy darf und was nicht. Welche Apps erlaubt sind und welche nicht. Hier muss im Eigeninteresse des Arbeitgebers eine klare Linie verfolgt werden, siehe unten.
c.) Vermischung Privatnutzung / berufliche Nutzung: Das ist generell problematisch. Wenn das Handy im Eigentum des Mitarbeiters steht, dann besteht keine Möglichkeit einer Kontrolle. Ein weiteres Problem ist der Datenschutz. Der Mitarbeiter erhält eventuell Nachrichten auf sein Handy mit Kundenadressen, beruflichen Kontakten etc..Der Arbeitgeber gibt damit die Daten aus der Hand und kann den erforderlichen Datenschutz nicht einhalten. Er muss aber eigentlich jederzeitden Nachweis erbringen können, was mit den daten geschieht und dass und wann diese gelöscht werden. Das ist bei Privathandys nicht möglich. Nutzt der Mitarbeiter privat WhatsApp, so liest WhatsApp sämtliche Kontakte aus, auch berufliche Kontakte. Das verstößt jedoch gegen Datenschutzregeln.
3. Maßnahmen seitens des Arbeitgebers
Der Mitarbeiter hat ein Firmenhandy: Wenn der Arbeitgeber ein Firmenhandy zur Verfügung stellt, dann besteht Regelungsbedarf. Wie weit das geht, muss letztlich jeder Betrieb für sich entscheiden. Je klarer die Regelung ist, desto sicherer für den Arbeitgeber.
Der Arbeitnehmer hat ein Privathandy: Der Arbeitgeber kann durch die Weisung klarstellen, dass die Handynutzung während der Arbeitszeit verboten ist.
Problem: Es gibzt Mitarbeiter, die ihr eingeschaltetes privates Handy benötigen, z.B. um erreichbar zu sein für Kinder in Kindergarten / Schule oder für sonstige Notfälle. In diesen Fällen wäre es nicht richtig, ein volles Verbot auszusprechen und zu ahnden.
Verstöße, wie private Handynutzung während der Arbeitszeit, müssen zuerst abgemahnt werden. Erst im Wiederholungsfall kann eine Kündigung in Betracht kommen. Das setzt aber eine einwandfreie, korrekte Abmahnung voraus. daher kann es problematisch sein, wenn der Mitarbeiter sich später auf einen familiären Notfall beruft. Notfalls wäre diese Ausnahme zurückzuziehen und erst ein absolutes Verbot auszusprechen, bevor dann erneut abgemahnt wird.
Hier sind einige Tipps, wie Sie praxistaugliche Regeln für die Nutzung von Handys am Arbeitsplatz aufstellen können
Definieren Sie klare Nutzungsregeln
Stellen Sie klar, was akzeptabel ist und was nicht. Zum Beispiel kann die Nutzung von Handys für private Zwecke nur erlaubt sein, wenn sie keinen Einfluss auf die Arbeitsleistung hat. Sie können auch Regeln spezifizieren, wie oft und wie lange Mitarbeiter ihr Handy nutzen dürfen.
Kommunizieren Sie Ihre Regeln
Stellen Sie sicher, dass Ihre Regeln bekannt sind und von allen Mitarbeitern verstanden werden. Sie können eine schriftliche Richtlinie erstellen und übergeben diese den Mitarbeitern nachweislich oder verschicken sie per E-Mail.
Überwachen Sie die Einhaltung der Regeln
Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Regeln einhalten.
Berücksichtigen Sie die Natur der beruflichen Tätigkeiten
Es gibt einige Jobs, bei denen Handys notwendig sind, um die Arbeit zu erledigen. In diesem Fall sollten Sie eindeutige Regeln aufstellen, die sicherstellen, dass das Handy nur für die Arbeit genutzt wird. Ein klares Verbot sollte bei unfallträchtigen Tätigkeiten wie z.B. dem Arbeiten auf Leitern oder Gerüsten, beim Autofahren oder bei Arbeiten an bzw. mit Maschinen ausgesprochen werden.
Nutzen des Handys ins Pausen
Es ist wichtig, dass Mitarbeiter regelmäßig Pausen von ihrer Arbeit machen, um ihre ,,Batterien´´ wieder aufzuladen. In dieser Zeit kann der Mitarbeiter sein Handy auf jeden Fall nutzen.
Quelle: LIV Bayern, Beate Bliedtner